e-Bordro Nedir?

e-Bordro (Elektronik Bordro), en temel tanımıyla, işveren tarafından çalışanların maaş, ek ödeme, kesinti ve vergi gibi tüm ücret hesaplamalarını gösteren yasal belgenin, dijital ortamda oluşturulması, çalışana elektronik kanallar üzerinden tebliğ edilmesi ve yasal geçerli olarak saklanmasıdır. Islak imzalı, kağıt bordronun dijital karşılığı olan e-Bordro, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği standartlara ve İş Kanunu'nun ilgili maddelerine uygun olarak düzenlenir. Bu sayede, kağıt bordro ile tamamen aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.

e-Bordro Kullanımı Zorunlu mu?

Mevcut düzenlemeler çerçevesinde, özel sektördeki tüm firmalar için e-Bordro’ya geçiş henüz zorunlu değildir. Ancak, kamuda çalışan memurlar için maaş bordroları uzun süredir “e-Bordro” uygulaması üzerinden Hazine ve Maliye Bakanlığı e-Devlet Kapısı entegrasyonu ile sunulmaktadır.

Özel sektör için zorunlu olmasa da e-Bordro, sunduğu sayısız avantaj nedeniyle giderek daha fazla işletme tarafından gönüllülük esasına göre tercih edilmektedir. Dijitalleşme yolculuğunda bir adım önde olmak ve operasyonel verimliliği artırmak isteyen modern işletmeler için e-Bordro, stratejik bir yatırım haline gelmiştir.

e-Bordro Süreci Nasıl İşler?

e-Bordro uygulaması, hem işveren hem de çalışan için süreci basitleştirir ve hızlandırır.

İşveren Tarafı:

  1. Oluşturma: Bordro döneminde, kullanılan muhasebe veya İK yazılımı üzerinden maaş hesaplamaları yapılır.

  2. Dijital İmzalama: Oluşturulan bordrolar, yasal geçerlilik kazanması için işverenin Mali Mührü veya e-İmzası ile imzalanır. Bu adım, belgenin bütünlüğünü ve kim tarafından oluşturulduğunu garanti altına alır.

  3. Dağıtım: İmzalanan e-Bordrolar, seçilen özel entegratör veya İK yazılımı platformu (KEP, kurumsal e-posta, personel portalı vb.) aracılığıyla çalışanlara güvenli bir şekilde gönderilir.

  4. Arşivleme: Tüm e-Bordrolar, yasal saklama süresi boyunca (10 yıl) dijital ortamda güvenle arşivlenir.

Çalışan Tarafı:

  1. Tebliğ: Çalışan, maaş bordrosu hazır olduğunda e-posta veya SMS gibi yollarla bir bildirim alır.

  2. Erişim: Kendisine tanımlanan kullanıcı adı ve şifre ile güvenli personel portalına giriş yapar veya KEP hesabını kontrol eder.

  3. Görüntüleme ve İndirme: Kendi e-Bordrosunu istediği zaman görüntüleyebilir, PDF formatında bilgisayarına veya telefonuna indirebilir. Geçmiş dönemlere ait tüm bordrolarına tek bir yerden kolayca ulaşabilir.

 

 

İşletmeniz İçin e-Bordro'nun Sağladığı Kazançlar

Kağıt bordro süreçlerini geride bırakıp e-Bordro’ya geçmek, işletmenize ölçülebilir faydalar sağlar:

  • Devasa Operasyonel Verimlilik: Bordroları tek tek basma, imzalama, zarflama ve çalışanlara elden dağıtma gibi zaman alıcı tüm süreçler ortadan kalkar. İK ve muhasebe departmanlarınızın üzerindeki idari yük %80’e varan oranlarda azalır.

  • Maliyetlerde Ciddi Düşüş: Kağıt, toner, yazıcı, zarf ve arşivleme için gereken klasör/dolap maliyetleri tamamen sıfırlanır. Özellikle yüzlerce çalışanı olan şirketler için bu, önemli bir tasarruf kalemidir.

  • Hız ve Zamanlama: Maaş günü yaşanan yoğunluk ve stres ortadan kalkar. Bordrolar saniyeler içinde tüm personele aynı anda ve hatasız bir şekilde iletilir.

  • Yüksek Güvenlik ve Gizlilik: e-Bordro, çalışanın maaş bilgilerinin gizliliğini en üst düzeyde korur. Bordroların yanlış kişilerin eline geçmesi, kaybolması veya ortalıkta unutulması gibi riskler sona erer. Erişim, kişiye özel şifrelerle sağlanır.

  • Kolay Erişim ve Raporlama: Hem işveren hem de çalışanlar, ihtiyaç duydukları anda geçmiş dönem bordrolarına saniyeler içinde ulaşabilir. Bu, özellikle banka kredisi başvuruları veya vize işlemleri gibi durumlarda çalışanlar için büyük bir kolaylıktır.

  • Hukuki Geçerlilik ve İspat Kolaylığı: Mali Mühür veya e-İmza ile imzalanan e-Bordrolar, yasal olarak ıslak imzalı bordro ile eşdeğerdir. Olası bir hukuki anlaşmazlıkta, bordronun çalışana tebliğ edildiği tarih ve saat kayıt altına alındığı için güçlü bir ispat niteliği taşır.

  • Çevre Dostu ve Modern İmaj: Kağıt israfını önleyerek şirketinizin çevreye duyarlı bir kurum olduğunu gösterirsiniz. Dijital süreçleri benimsemek, aynı zamanda şirketinizin modern ve teknolojiye önem veren bir işveren markası olarak algılanmasını sağlar.

e-Bordro’ya Geçiş İçin Doğru Adres: e-belgebasvuru.com

e-Bordro sistemine geçiş, doğru teknoloji ortağıyla son derece basit bir süreçtir. e-belgebasvuru.com olarak, işletmenizin ihtiyaçlarına en uygun e-Bordro çözümlerini sunuyoruz. Kullandığınız mevcut bordro ve muhasebe programlarıyla tam entegre çalışabilen altyapımız, güvenli personel portallarımız ve uzman destek ekibimizle dijitalleşme sürecinizi kolaylaştırıyoruz.

İK süreçlerinizi modernize etmek, maliyetlerinizi düşürmek ve çalışan memnuniyetini artırmak için bugün bizimle iletişime geçin. Şirketinizi kağıt yükünden kurtararak dijital verimlilik çağına taşıyalım!