e-Defter Saklama Yükümlülüğü Neleri Kapsar?
Yasal saklama yükümlülüğü, sadece dosyaları bir bilgisayarda veya harici diskte tutmaktan çok daha fazlasını ifade eder. GİB’in beklentisi ve yasal gereklilikler şunlardır:
Bütünlük: Defter ve berat dosyalarının içeriğinin hiçbir şekilde değiştirilmediğinin garanti edilmesi.
Güvenlik: Dosyaların siber saldırılara, virüslere, yetkisiz erişimlere ve her türlü kötü niyetli müdahaleye karşı korunması.
Kesintisiz Erişim: 10 yıllık süre boyunca, ihtiyaç duyulduğu anda (örneğin bir vergi incelemesinde) defterlere saniyeler içinde erişilebilir ve okunabilir olması.
İbraz Yükümlülüğü: Yetkili makamlar tarafından talep edildiğinde, bu dosyaların eksiksiz ve geçerli bir şekilde sunulabilmesi.
Yerel Saklama Yöntemlerinin Riskleri Nelerdir?
Birçok işletme, maliyetten kaçınmak amacıyla e-Defter dosyalarını kendi bilgisayarlarında, sunucularında veya harici disklerinde saklamayı tercih eder. Ancak bu yöntem, farkında olunmayan devasa riskler barındırır:
Fiziksel Riskler: Bilgisayarın çalınması, sunucunun arızalanması, harici diskin bozulması, ofiste yaşanacak bir yangın, sel veya kaza gibi durumlar tüm arşivinizin bir anda yok olmasına neden olabilir.
Dijital Tehditler: Şirket ağınıza sızacak bir fidye yazılımı (ransomware), tüm dosyalarınızı şifreleyerek erişilemez hale getirebilir. Virüsler, dosyaların bozulmasına veya silinmesine yol açabilir.
İnsan Hatası: Bir çalışanın dosyaları yanlışlıkla silmesi, üzerine yazması veya format atması gibi basit bir hata, geri dönülemez sonuçlar doğurabilir.
Teknoloji Eskimesi: 10 yıl, teknoloji dünyası için çok uzun bir süredir. Bugün kullandığınız depolama teknolojisi veya dosya formatları, 10 yıl sonra geçerliliğini yitirebilir ve dosyalarınız okunamaz hale gelebilir.
İspat Zorluğu: Bir denetim anında, dosyaların bütünlüğünün bozulmadığını ve ilk oluşturulduğu andaki gibi olduğunu kanıtlamak, yerel saklama yöntemleriyle oldukça zordur.
Bu risklerden herhangi birinin gerçekleşmesi, defterlerin ibraz edilememesi anlamına gelir ve bu durum, Vergi Usul Kanunu’na göre “defterlerin gizlenmesi” ile eşdeğer tutularak çok ağır vergi cezaları ve hatta hapis cezası gibi yaptırımlara neden olabilir.
Profesyonel Çözüm: GİB Lisanslı e-Defter Saklama Hizmeti
Tüm bu riskleri ortadan kaldırmanın en güvenli, en kolay ve en profesyonel yolu, Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan “e-Defter Saklama Hizmeti Verme Yetkisi” almış özel entegratörlerle çalışmaktır.
e-belgebasvuru.com olarak, GİB’in zorlu denetimlerinden geçerek aldığımız bu lisansla, size uçtan uca bir güvence sunuyoruz:
Otomatik Arşivleme: Kullandığınız muhasebe programı ile entegre çalışarak, oluşturduğunuz e-Defter ve berat dosyalarını otomatik olarak sistemimize aktarıyoruz. Manuel bir işlem yapmanıza gerek kalmaz.
Yüksek Güvenlikli Altyapı: Defterleriniz, Türkiye’nin farklı coğrafi lokasyonlarında bulunan, 7/24 izlenen, en güncel güvenlik duvarları ve şifreleme teknolojileriyle korunan veri merkezlerimizde saklanır.
Üçlü Yedekleme: Dosyalarınız en az üç farklı kopyası alınarak yedeklenir. Bu sayede herhangi bir sunucuda yaşanacak arıza durumunda bile verileriniz güvende kalır.
Değişmezlik Garantisi (Zaman Damgası): Sakladığımız her dosyaya zaman damgası ekleyerek, o dosyanın bize ulaştığı andan itibaren içeriğinin asla değiştirilmediğini hukuki olarak kanıtlarız.
Kolay Erişim ve Yönetim: Size sunduğumuz portal üzerinden, 7/24 dilediğiniz yerden tüm e-Defter arşivinize güvenle erişebilir, arama yapabilir ve ihtiyaç anında yasal geçerli kopyalarını indirebilirsiniz.
Yasal Sorumluluk Paylaşımı: GİB lisanslı bir saklama hizmeti sağlayıcısı olarak, defterlerinizin güvenliğinden ve bütünlüğünden biz de sorumlu oluruz. Bu, sizin üzerinizdeki ispat ve saklama yükünü büyük ölçüde hafifletir.
Muhasebe kayıtlarınız, şirketinizin finansal hafızası ve yasal güvencesidir. Bu dijital hazineyi şansa bırakmayın.
e-belgebasvuru.com‘un profesyonel e-Defter Saklama hizmetiyle, 10 yıllık yasal yükümlülüğünüzü sıfır riskle yerine getirin, geceleri rahat uyuyun ve sadece işinizi büyütmeye odaklanın.