e-Mutabakat Nedir?
e-Mutabakat, işletmelerin müşterileri ve tedarikçileri ile yaptıkları Cari Hesap ve BA/BS (Bildirim Alış / Bildirim Satış) mutabakatlarını, manuel yöntemler yerine elektronik bir platform üzerinden, hızlı ve güvenli bir şekilde gerçekleştirmesini sağlayan bir sistemdir.
Geleneksel yöntemde haftalar sürebilen; mektup veya e-posta hazırlama, gönderme, karşı tarafın yanıtını bekleme, telefonla teyit etme ve uyuşmazlıkları çözme gibi tüm adımlar, e-Mutabakat platformu sayesinde tek bir ekrandan, otomatik olarak yönetilir. Bu sistem, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden veya özel entegratörlerin sunduğu güvenli portallar aracılığıyla yasal geçerli ve güvenilir bir iletişim altyapısı sunar.
e-Mutabakat Zorunlu mu?
e-Fatura veya e-Defter gibi e-Dönüşüm uygulamalarının aksine, e-Mutabakat sistemini kullanmak şu an için yasal bir zorunluluk değildir. Ancak, sunduğu olağanüstü verimlilik, maliyet avantajı ve zaman tasarrufu nedeniyle, modern ve rekabetçi kalmak isteyen binlerce işletme tarafından gönüllülük esasına göre yaygın olarak kullanılmaktadır. Manuel yöntemlerin yarattığı iş yükünden kurtulmak isteyen her ölçekten işletme için e-Mutabakat, stratejik bir verimlilik aracıdır.
E-Mutabakat Süreci Nasıl İşler? Adım Adım Verimlilik
e-Mutabakat süreci, karmaşık ve çok adımlı geleneksel yöntemin aksine, şaşırtıcı derecede basit ve otomatiktir:
Veri Yükleme: Muhasebe programınızdaki mutabakat verilerini (Cari ekstre, BA/BS formları vb.) tek bir tıklama ile veya basit bir Excel dosyası formatında e-Mutabakat platformuna yüklersiniz.
Otomatik Gönderim: Platform, yüklediğiniz verileri saniyeler içinde işler ve ilgili tüm firmalara e-posta veya KEP aracılığıyla mutabakat talebinizi otomatik olarak iletir.
Karşı Tarafın Yanıtı: Müşteriniz veya tedarikçiniz, kendisine ulaşan e-postadaki linke tıklayarak güvenli portal ekranına ulaşır. Bu ekranda kendi kayıtları ile sizin gönderdiğiniz rakamları karşılaştırır.
“Mutabıkım”: Eğer rakamlar uyuşuyorsa, tek tıkla onay verir.
“Mutabık Değilim”: Eğer bir uyuşmazlık varsa, “Mutabık Değilim” seçeneğini işaretleyerek uyuşmazlığın nedenini ve kendi kayıtlarındaki fatura detaylarını (fatura no, tarih, tutar vb.) sisteme not olarak ekler.
Anlık Takip ve Raporlama: Siz de kendi e-Mutabakat portalınızdan anlık olarak hangi firmaların onay verdiğini, hangilerinin reddettiğini ve kimlerin henüz yanıt vermediğini canlı olarak takip edebilirsiniz. Uyuşmazlık durumunda, sorunun hangi faturadan kaynaklandığını anında görerek çözüme çok daha hızlı ulaşırsınız.
Otomatik Hatırlatma: Belirlediğiniz süre içinde yanıt vermeyen firmalara sistem, otomatik olarak hatırlatma e-postaları gönderir. Bu sayede takip yükünden tamamen kurtulursunuz.
e-Mutabakat'ın İşletmenize Sağlayacağı Avantajlar
e-Mutabakat’a geçiş yapmak, muhasebe departmanınızın çalışma şeklini değiştirir ve işletmenize ölçülebilir değer katar:
%90’a Varan Zaman Tasarrufu: Haftalar süren mutabakat süreci, birkaç güne, hatta saatlere iner. Muhasebe personeliniz, zamanını telefon trafiği ve takip yerine, finansal analiz gibi katma değerli işlere ayırır.
Sıfır Operasyonel Maliyet: Kağıt, zarf, toner, posta, kargo ve faks gibi tüm masraflar tamamen ortadan kalkar.
Azalan İş Yükü ve Artan Motivasyon: Personelinizin üzerindeki angarya ve monoton takip yükü kalkar. Bu durum, çalışan memnuniyetini ve motivasyonunu doğrudan artırır.
Hatasız ve Şeffaf Süreç: Manuel veri girişinden kaynaklanan hatalar (yanlış firma, yanlış tutar vb.) sona erer. Tüm yazışmalar ve onaylar dijital olarak kayıt altına alındığı için süreç şeffaflaşır.
Hızlı Uyuşmazlık Tespiti ve Çözümü: Anlaşmazlıkların hangi faturalardan kaynaklandığı anında tespit edilir. Bu, hem sizin hem de karşı tarafın kayıtlarını hızla düzelterek dönem sonu kapanışlarını hızlandırır.
Güçlü Raporlama ve Analiz: Mutabakat durumunu anlık olarak takip edebilir, firmanıza özel detaylı raporlar alabilirsiniz. Bu veriler, alacak ve borç yönetiminizi daha etkin yapmanızı sağlar.
Hukuki Geçerlilik ve Güvenli Arşiv: Özellikle KEP üzerinden yapılan mutabakatlar, yasal olarak güçlü birer delil niteliği taşır. Tüm yazışmalar ve yanıtlar güvenli bir şekilde dijital ortamda arşivlenir.
e-Mutabakat Süreçlerinizde Doğru Çözüm Ortağı:
e-belgebasvuru.com
Mutabakat süreçlerinizi dijitalleştirerek verimlilikte çağ atlamak için doğru teknoloji ortağını seçmek kritik öneme sahiptir.
e-belgebasvuru.com olarak, işletmenizin ihtiyaçlarına en uygun, kullanıcı dostu ve güvenli e-Mutabakat platformunu sunuyoruz. Mevcut muhasebe programlarınızla kolayca entegre olan sistemimiz sayesinde, tek bir Excel dosyasıyla binlerce firmayla aynı anda mutabakat yapabilirsiniz.
Muhasebe departmanınızı operasyonel yükten kurtarıp stratejik bir birime dönüştürmek için bugün bizimle iletişime geçin. e-Mutabakat’ın sunduğu hız ve verimlilikle tanışın!