e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv Fatura, en basit anlatımıyla, alıcısı e-Fatura mükellefi olmayan vergi mükellefleri veya nihai tüketiciler (vatandaşlar) için düzenlenen elektronik faturadır. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği format ve standartlara uygun olarak dijital ortamda oluşturulur, muhafaza edilir ve ibraz edilir. e-Fatura'dan temel farkı, alıcının sisteme kayıtlı olma zorunluluğunun bulunmamasıdır. Bu sayede, e-Fatura kullanıcısı olan bir işletme, kurumsal müşterilerinden bireysel tüketicilere kadar herkese elektronik ortamda fatura gönderebilir. Bu faturalar alıcının tercihine göre e-posta ile dijital olarak veya istenirse kağıt çıktı olarak iletilebilir.

Kimler e-Arşiv Fatura Kullanmak Zorundadır?

e-Arşiv Fatura’ya geçiş, tıpkı e-Fatura gibi belirli koşullara bağlıdır ve giderek daha fazla işletmeyi kapsamaktadır.

Zorunlu Geçiş Kriterleri:

  1. Ciro Bazlı Zorunluluk: e-Fatura’ya geçmek zorunda olan tüm mükellefler, aynı zamanda e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmek zorundadır. Yani, GİB tarafından belirlenen ciro hadlerini (örneğin, 2022 ve sonrası için 3 Milyon TL) aşan her işletme, e-Fatura mükelleflerine e-Fatura, diğer herkese ise e-Arşiv Fatura düzenlemelidir.

  2. İşlem Bazlı Zorunluluk: e-Fatura mükellefi olmasanız dahi, aynı gün içinde aynı kişiye veya kuruma düzenlediğiniz vergiler dahil toplam fatura tutarı 5.000 TL‘yi (vergi mükelleflerine kesilen faturalar için) ve toplam tutarı 6.900 TL‘yi (vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere kesilen faturalar için) aşıyorsa, bu faturaları GİB’in ücretsiz e-Belge Portali üzerinden e-Arşiv Fatura olarak düzenlemek zorundasınız.

Bu zorunluluklar, kayıt dışı ekonominin önlenmesi ve dijitalleşmenin yaygınlaştırılması hedefleri doğrultusunda büyük önem taşımaktadır.

e-Arşiv Fatura Nasıl Düzenlenir? Başvuru Süreci

e-Arşiv Fatura düzenleyebilmek için öncelikle e-Fatura kullanıcısı olmanız gerekmektedir. Başvuru ve kullanım için iki temel yöntem bulunur:

1. GİB Portal (e-Belge Portalı):

  • Kimler İçin Uygundur? Özellikle yukarıda belirtilen işlem bazlı zorunluluk (günlük 5.000 TL / 6.900 TL limitleri) nedeniyle fatura düzenlemesi gereken veya fatura hacmi çok düşük olan işletmeler için bir seçenektir.

  • Nasıl Başvurulur? e-Fatura kullanıcısıysanız, ek bir başvuruya gerek kalmadan e-Arşiv Fatura düzenleyebilirsiniz. Eğer değilseniz, İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden kullanıcı kodu ve şifre alarak portala giriş yapabilir ve başvuruda bulunabilirsiniz.

  • Kullanım: Portal üzerinden fatura bilgileri manuel olarak girilir ve fatura oluşturulur. Ancak bu yöntem, fatura sayısı arttıkça zaman alıcı ve zahmetli olabilir.

2. Özel Entegratör Yöntemi (Tavsiye Edilen):

  • Kimler İçin İdealdir? Düzenli olarak fatura kesen, e-ticaret yapan ve muhasebe süreçlerini otomatikleştirmek isteyen tüm işletmeler için en verimli ve profesyonel yöntemdir.

  • Nasıl Çalışır? e-belgebasvuru.com gibi GİB lisanslı özel entegratörler, size sundukları gelişmiş yazılım platformları aracılığıyla e-Arşiv Fatura süreçlerinizi yönetir.

  • Başvuru Süreci: Özel entegratörünüz, Mali Mühür veya e-İmzanız ile başvurunuzu sizin adınıza yapar ve aktivasyon sürecini hızla tamamlar. Mevcut muhasebe veya ERP programınızla entegrasyonu sağlayarak veri girişini otomatikleştirir.

  • Avantajları: Toplu fatura oluşturma, otomatik e-posta gönderimi, tahsilat takibi, detaylı raporlama ve 10 yıl boyunca güvenli arşivleme gibi birçok ek özellikten faydalanırsınız. En önemlisi, teknik destek sayesinde her an yanınızda bir uzman bulunur.

e-Arşiv Fatura Kullanmanın Somut Faydaları

e-Arşiv Fatura, işletmenizin operasyonel verimliliğini ve karlılığını doğrudan etkileyen güçlü avantajlar sunar:

  • Tüm Faturalaşma Sürecini Dijitalleştirir: Artık hiçbir müşteriniz için kağıt fatura basmanıza gerek kalmaz. Tüm ticari faaliyetleriniz tek bir dijital platformda birleşir.

  • Maksimum Maliyet Tasarrufu: Kağıt, zarf, toner, yazıcı bakımı ve kargo gibi tüm fiziksel faturalaşma giderleriniz tamamen sıfırlanır.

  • Anında Teslimat, Hızlı Tahsilat: Oluşturulan faturalar saniyeler içinde müşterinizin e-posta adresine ulaşır. Bu hız, ödeme ve tahsilat süreçlerini kısaltarak şirketinizin nakit akışını güçlendirir.

  • Operasyonel Verimlilik Tavan Yapar: Fatura hazırlama, yazdırma, zarflama ve kargolama gibi zaman alan angarya işler ortadan kalkar. Muhasebe ekibiniz stratejik işlere odaklanmak için daha fazla zaman bulur.

  • Arşiv Yükünden Kurtulun: Faturalarınız yasal geçerli olarak 10 yıl boyunca özel entegratörünüzün güvenli sunucularında saklanır. Fiziksel arşiv odalarına, klasörlere ve kaybolan faturalara veda edersiniz.

  • Müşteri Memnuniyetini Artırır: Müşterileriniz faturalarına anında dijital olarak erişebilir, kolayca saklayabilir ve istedikleri zaman bulabilirler. Bu modern ve profesyonel yaklaşım, marka imajınızı güçlendirir.

  • Çevreye Karşı Sorumluluk: Kağıt tüketimini ortadan kaldırarak binlerce ağacın kesilmesini önler ve şirketinizin sürdürülebilirlik hedeflerine katkıda bulunursunuz.

Neden e-belgebasvuru.com ile Çalışmalısınız?

e-Arşiv Fatura’ya geçiş, doğru bir iş ortağıyla son derece kolay ve sorunsuz bir deneyimdir. e-belgebasvuru.com olarak, GİB’in teknik gereklilikleri ve yasal mevzuatlarıyla sizin yerinize biz ilgileniyoruz. Size sadece işinizi büyütmeye odaklanmak kalıyor. Sunduğumuz kullanıcı dostu platform, mevcut yazılımlarınızla sorunsuz entegrasyon ve uzman destek ekibimizle, e-Arşiv Fatura’nın tüm avantajlarından en üst düzeyde yararlanmanızı sağlıyoruz.

İşletmenizin dijital dönüşümünü tamamlamak ve rekabette bir adım öne geçmek için bugün bizimle iletişime geçin. e-Arşiv Fatura’nın sunduğu verimlilik ve tasarruf dünyasına birlikte adım atalım!