e-Defter Nedir?

e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulması zorunlu olan Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir‘in, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak elektronik ortamda hazırlanması, imzalanması ve yasal geçerli olarak saklanmasıdır.

Bu sistemde, kağıda hiçbir baskı yapılmaz. Tüm muhasebe kayıtları standart bir XML formatında oluşturulur ve Mali Mühür veya e-İmza ile zaman damgalı olarak imzalanarak hukuki geçerlilik kazanır. Sistemin en kritik parçası ise **”e-Defter Beratı”**dır.

e-Defter Beratı Nedir?

Berat, GİB’in e-Defter sistemine gönderilen defterin içeriğini değil, yalnızca onun özetini (hash değerini) içeren bir nevi elektronik onay dosyasıdır. GİB, bu beratı kendi mührüyle imzalayarak size geri gönderir. Bu işlem, söz konusu defterin sizin tarafınızdan, belirtilen tarihte oluşturulduğunu ve içeriğinin o andan itibaren değiştirilemez olduğunu ispatlar. Kısacası berat, e-Defter’in noter onayı yerine geçen dijital güvencesidir.

Kimler e-Defter Kullanmak Zorundadır?

e-Defter’e geçiş zorunluluğu, e-Fatura’ya geçiş zorunluluğu ile paralel ilerlemektedir. GİB tarafından belirlenen ciro hadlerini aşan veya belirli sektörlerde faaliyet gösteren mükelleflerin e-Defter sistemine dahil olması yasal bir yükümlülüktür.

Güncel zorunluluk kriterleri şunlardır:

  • e-Fatura uygulamasına geçmek zorunda olan tüm mükellefler, e-Fatura’ya geçtikleri yılın bir sonraki yılının başından itibaren e-Defter tutmak zorundadır.

  • 2022 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 3 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler.

  • Gayrimenkul, motorlu taşıt alım-satım, imal, inşa veya kiralama işiyle uğraşan ve 2022 veya sonrası cirosu 500 Bin TL ve üzeri olan mükellefler.

  • Gönüllü olarak e-Fatura uygulamasına geçen mükellefler, e-Fatura’ya başvurdukları tarihi izleyen yılın başından itibaren e-Defter’e geçmek durumundadır.

Bu kriterleri karşılayan işletmelerin yasal süreler içinde e-Defter sistemine geçiş yapması, cezai yaptırımlarla karşılaşmamak adına kritik öneme sahiptir.

Adım Adım e-Defter'e Geçiş ve Kullanım Süreci

e-Defter’e geçiş süreci dikkatli bir planlama gerektirir ve genellikle bir özel entegratör aracılığıyla yürütülür.

  1. Başvuru ve Gerekli Araçlar: İlk adım, tüzel kişiler için Mali Mühür, şahıs şirketleri için ise Elektronik İmza (e-İmza) temin etmektir. Ayrıca, e-Defter oluşturma sürecinde zorunlu olan Zaman Damgası hizmeti de alınmalıdır.

  2. Yazılım Uyumluluğu: Kullandığınız muhasebe programının e-Defter ile uyumlu olması şarttır. Programınızın, GİB’in istediği XML formatında çıktı üretebilmesi gerekir.

  3. GİB’e Başvuru: Mali Mühür veya e-İmza ile edefter.gov.tr adresi üzerinden online başvuru yapılır. Bu başvuruda, kullanılacak muhasebe yazılımı da belirtilir.

  4. Defterlerin Oluşturulması: İlgili ayın muhasebe kayıtları (mahsuplar) tamamlandıktan sonra, uyumlu muhasebe programı aracılığıyla o aya ait Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir dosyaları XML formatında oluşturulur.

  5. Beratların Alınması ve Saklanması: Oluşturulan bu defter dosyaları, özel entegratör yazılımı aracılığıyla veya doğrudan GİB e-Defter Uygulaması’na yüklenir ve ilgili “berat” dosyaları alınır. Aylık olarak oluşturulan Defter Dosyaları ve GİB Onaylı Berat Dosyaları birlikte, yasal saklama süresi olan 10 yıl boyunca değiştirilemez bir şekilde dijital ortamda saklanmalıdır. Bu saklama ve ispat yükümlülüğü tamamen mükellefe aittir.

e-Defter'e Geçmenin Kurumsal Avantajları

e-Defter sistemi, yasal bir zorunluluk olmasının ötesinde, şirketlere modern ve somut faydalar sunar:

  • Noter, Baskı ve Arşiv Maliyetleri Sona Erer: Her yıl binlerce lirayı bulan noter tasdik ücretleri, yüzlerce sayfa defterin yazdırılma maliyeti (kağıt, toner vb.) ve bu defterleri yıllarca saklamak için gereken fiziksel arşiv (ofis alanı, raf, klasör) maliyetleri tamamen ortadan kalkar.

  • Maksimum Güvenlik: Defterler dijital ortamda şifreli olarak saklanır ve GİB onaylı beratı sayesinde değiştirilemezliği garanti altına alınır. Bu, yangın, su baskını veya kaybolma gibi fiziksel riskleri sıfırlar.

  • Denetim Süreçlerinde Hız ve Kolaylık: Olası bir vergi incelemesinde, müfettişlere defterleri fiziksel olarak sunmak yerine, dijital kopyaları saniyeler içinde iletebilirsiniz. Bu, denetim süreçlerini inanılmaz ölçüde hızlandırır ve basitleştirir.

  • Veri Bütünlüğü ve Tutarlılık: Muhasebe kayıtları standart bir formatta tutulduğu için hatalar azalır, veriler daha tutarlı ve güvenilir hale gelir.

  • Zamandan Tasarruf: Defter yazdırma, notere götürme, imzalama ve arşivde arama gibi zaman alıcı manuel işlemler tarihe karışır. Muhasebe departmanınız analiz ve raporlama gibi daha katma değerli işlere odaklanabilir.

  • Çevre Dostu Yaklaşım: Her yıl binlerce sayfa kağıt tasarrufu sağlayarak şirketinizin ekolojik ayak izini küçültür ve sürdürülebilirlik hedeflerinize katkıda bulunursunuz.

e-Defter Süreçlerinizde Güvenilir İş Ortağınız:
e-belgebasvuru.com

e-Defter, kritik yasal yükümlülükler ve teknik detaylar içeren bir süreçtir. Özellikle beratların zamanında alınması ve defterlerin güvenli bir şekilde 10 yıl saklanması hayati önem taşır. Bu süreçte yapılacak bir hata, ciddi cezai yaptırımlara yol açabilir.

e-belgebasvuru.com olarak, e-Defter’e geçiş ve yönetim sürecinizde size profesyonel destek sunuyoruz. Kullandığınız muhasebe yazılımıyla tam entegre çalışan çözümlerimiz, beratlarınızın otomatik olarak oluşturulup GİB’e gönderilmesi ve en önemlisi, yasal geçerli defterlerinizin 10 yıl boyunca güvenli ve yedekli sunucularımızda saklanması hizmetiyle tüm yükü üzerinizden alıyoruz.

Muhasebenizin temelini dijital dünyaya güvenle taşımak ve yasal yükümlülüklerinizi kusursuzca yerine getirmek için uzman ekibimizle tanışın.