e-Fatura Nedir?

En temel tanımıyla e-Fatura, Vergi Usul Kanunu ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak, elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen, alınan ve saklanan faturadır. Kağıt fatura ile tamamen aynı hukuki niteliklere sahip olan e-Fatura, alıcı ve satıcı arasındaki faturalaşma sürecinin dijital bir platform üzerinden güvenli ve hızlı bir şekilde yürütülmesini sağlar.

e-Fatura'ya Geçiş Zorunlu mu? Kimler e-Fatura Mükellefidir?

Türkiye’de e-Fatura kullanımı, belirli ciroyu aşan veya belirli sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler için zorunludur. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından her yıl güncellenen bu hadler, giderek daha fazla işletmeyi dijital faturalaşma sürecine dahil etmektedir.

2024 yılı itibarıyla e-Fatura’ya geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler şunlardır:

  • 2022 veya müteakip hesap dönemleri için brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 3 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler.

  • Gayrimenkul ve/veya motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden 2022 veya müteakip hesap dönemleri için brüt satış hasılatı 500 Bin TL ve üzeri olanlar.

  • Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi almak suretiyle konaklama hizmeti veren otel işletmeleri.

  • Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun’da tanımlanan aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamında gayrimenkul, motorlu araç alım-satımına veya kiralanmasına ilişkin ilanları yayımlayan internet siteleri ile internet reklamcılığı hizmet aracıları.

Bu kriterleri karşılayan işletmelerin, belirtilen süreler içinde e-Fatura sistemine geçiş yapmaları yasal bir yükümlülüktür.

Adım Adım e-Fatura'ya Geçiş Süreci

e-Fatura sistemine dahil olmak, sanıldığının aksine oldukça basit ve hızlı bir süreçtir. İşletmeler bu geçişi temelde iki yöntemle gerçekleştirebilir:

1. GİB Portal Yöntemi: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu ücretsiz bir hizmet olan GİB Portal, özellikle fatura trafiği az olan küçük işletmeler için bir başlangıç noktası olabilir. Bu yöntemde izlenmesi gereken adımlar şunlardır:

  • Mali Mühür veya e-İmza Temini: Tüzel kişiler için Mali Mühür, şahıs şirketleri için ise elektronik imza (e-İmza) temin edilmesi zorunludur. Mali Mühür başvuruları Kamu Sertifikasyon Merkezi üzerinden yapılır.

  • GİB’e Başvuru: Mali Mühür veya e-İmza temin edildikten sonra, GİB’in e-Belge Başvuru ekranı üzerinden online başvuru yapılır.

  • Aktivasyon: Başvurunun onaylanmasının ardından GİB Portal hesabı aktif hale gelir ve fatura düzenlemeye başlanabilir.

2. Özel Entegratör Yöntemi: Fatura hacmi daha yüksek olan ve ek hizmetlere ihtiyaç duyan işletmeler için en ideal yöntemdir. 

e-belgebasvuru.com gibi GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörler, e-Fatura’ya geçiş ve kullanım sürecini sizin adınıza yönetir.

  • Entegratör Seçimi: İşletmenizin ihtiyaçlarına en uygun özel entegratör firmayı seçersiniz.

  • Başvuru ve Aktivasyon: Seçtiğiniz entegratör, Mali Mühür veya e-İmza ile GİB başvurunuzu sizin adınıza yapar ve aktivasyon sürecini hızla tamamlar.

  • Kolay Kullanım ve Destek: Özel entegratörlerin kullanıcı dostu arayüzleri, muhasebe programlarıyla entegrasyon imkanları ve 7/24 teknik destek hizmetleri sayesinde e-Fatura sürecini sorunsuz bir şekilde yönetirsiniz.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir?

e-Dönüşüm sürecinde sıkça karıştırılan iki kavram olan e-Fatura ve e-Arşiv Fatura arasındaki temel fark, faturanın kimin adına düzenlendiğidir:

  • e-Fatura: Alıcının da e-Fatura mükellefi olduğu durumlarda düzenlenir. Yani, iki taraf da GİB’in e-Fatura sistemine kayıtlıdır ve fatura alışverişi tamamen elektronik ortamda, GİB üzerinden gerçekleşir.

  • e-Arşiv Fatura: Faturanın düzenlendiği taraf (alıcı) e-Fatura kullanıcısı değilse (örneğin, bir nihai tüketici veya e-Fatura’ya geçmemiş bir şirket ise) e-Arşiv Fatura düzenlenir. Bu faturalar, alıcıya elektronik posta gibi yollarla iletilebilir ve istenirse kağıt çıktısı alınabilir.

Unutulmamalıdır ki, bir işletmenin e-Arşiv Fatura düzenleyebilmesi için öncelikle e-Fatura mükellefi olması gerekmektedir.

E-Fatura'ya Geçmenin İşletmenize Sağlayacağı Kazançlar

e-Fatura sistemine geçiş yapmak, işletmenize sayısız avantaj sunar. Bu avantajlar sadece maliyetle sınırlı kalmaz, aynı zamanda operasyonel verimliliğinizi de en üst seviyeye çıkarır:

  • Maliyet Tasarrufu: Kağıt, baskı, mürekkep, zarf ve kargo gibi tüm masraflar ortadan kalkar. Faturaların dijital ortamda arşivlenmesi sayesinde fiziksel arşivleme maliyetlerinden de kurtulursunuz.

  • Hız ve Verimlilik: Faturalar saniyeler içinde oluşturulur ve alıcısına anında ulaşır. Bu durum, tahsilat süreçlerini önemli ölçüde hızlandırır ve nakit akışınızı iyileştirir.

  • Operasyonel Kolaylık: Faturaları hazırlamak, göndermek ve arşivlemek için harcanan zaman ve iş gücü minimize edilir. Muhasebe departmanınızın iş yükü hafifler, çalışanlarınız daha katma değerli işlere odaklanabilir.

  • Hatasız Süreçler: Manuel işlemlerden kaynaklanan hatalar (yanlış tutar, eksik bilgi vb.) en aza iner. Otomatik veri girişi sayesinde muhasebe kayıtları daha doğru ve tutarlı hale gelir.

  • Kolay Erişim ve Arşivleme: Geçmiş faturalarınıza dilediğiniz an, tek bir tıkla ulaşabilirsiniz. Fatura kaybolma riski tamamen ortadan kalkar ve yasal saklama yükümlülüğünüzü güvenle yerine getirirsiniz.

  • Çevre Dostu Yaklaşım: Kağıt israfını önleyerek şirketinizin ekolojik ayak izini küçültür ve çevreye karşı sorumlu bir duruş sergilersiniz.

  • Güvenli Ticaret: Faturalar, GİB’in güvenli sistemi üzerinden iletilir. Bu, ticari bilgilerinizin gizliliğini ve güvenliğini sağlar.

e-belgebasvuru.com olarak, e-Fatura’ya geçiş sürecinizde size uçtan uca hizmet sunuyoruz. Uzman ekibimizle başvuru işlemlerinizi hızla tamamlıyor, mevcut yazılımlarınızla tam entegrasyon sağlıyor ve 7/24 kesintisiz destek ile dijital dönüşüm yolculuğunuzda yanınızda oluyoruz. İşletmenizi geleceğe taşımak, maliyetlerinizi düşürmek ve verimliliğinizi artırmak için bizimle iletişime geçin, dijitalleşmenin avantajlarından hemen yararlanmaya başlayın!