KEP Tam Olarak Nedir ve Nasıl Çalışır?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), standart e-postanın çok ötesinde, 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu ve ilgili yönetmeliklerle hukuki altyapısı oluşturulmuş bir sistemdir. KEP, bir ileti gönderildiğinde şu kritik delilleri oluşturur ve 20 yıl boyunca saklar:
Gönderim Zamanı: E-postanın ne zaman gönderildiğini zaman damgası ile kesin olarak kaydeder.
Teslim Zamanı: E-postanın alıcının KEP kutusuna ne zaman ulaştığını kaydeder.
Okunma Zamanı: Alıcının e-postayı ne zaman açıp okuduğunu kaydeder.
İçerik Bütünlüğü: Gönderilen ileti ve eklerinin kesinlikle değiştirilmediğini garanti eder.
Kimlik Doğrulama: Göndericinin ve alıcının kim olduğunu kesin olarak doğrular.
Bu deliller sayesinde, KEP üzerinden yapılan bir gönderi, tıpkı noter kanalıyla yapılan bir ihtarname veya iadeli taahhütlü bir posta gibi inkar edilemez ve mahkemelerde kesin delil niteliği taşır.
KEP Kullanımı Zorunlu mu?
KEP kullanımı, bazı kurum ve kuruluşlar için yasal bir zorunluluk iken, diğerleri için ise operasyonel bir verimlilik aracıdır.
Zorunlu Alanlar: Elektronik Tebligat Yönetmeliği uyarınca, tüm anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin tebligatlarını elektronik yolla alabilmeleri için bir KEP adresi edinmeleri zorunludur. Ayrıca, kamu kurumları da kendi aralarındaki ve belirli kurumlarla olan yazışmalarında KEP kullanmakla yükümlüdür.
Gönüllü ve Stratejik Kullanım: Bu zorunluluklar dışında kalan şahıs firmaları, diğer tüzel kişilikler ve bireyler için KEP kullanımı gönüllülük esasına dayanır. Ancak, yasal güvence ve ispat kolaylığı arayan herkes için KEP, stratejik bir tercihtir.
KEP Nerelerde Kullanılır? Geniş Kullanım Yelpazesi
KEP, resmi veya önemli olan her türlü dijital iletişimde hayat kurtarır:
Resmi ve Hukuki Bildirimler: İhtar, ihbar, fesih bildirimleri, kira kontratı gönderimi.
Ticari Faaliyetler: Sözleşme gönderimi, teklifler, sipariş onayları, borç ve alacak bildirimleri, bayi yazışmaları.
e-Ticaret: Trendyol, Hepsiburada gibi pazar yerlerine satıcı başvurularında KEP adresi zorunlu tutulmaktadır.
Kamu Kurumları ile Yazışmalar: Dilekçe gönderme, başvuru yapma, bilgi ve belge talebinde bulunma.
Şirket İçi ve Ortaklar Arası İletişim: Yönetim kurulu kararlarının gönderimi, genel kurul toplantı çağrıları.
İnsan Kaynakları: İşe alım teklifleri, ihtar bildirimleri, iş sözleşmesi feshi gibi önemli İK süreçleri.
e-Fatura ve Diğer e-Belgeler: e-Fatura iptal/itiraz bildirimleri gibi mali süreçler.
KEP Adresi Nasıl ve Nereden Alınır?
KEP adresi, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları’ndan (KEPHS) alınır. PTTKEP, TNB KEP gibi çeşitli hizmet sağlayıcılar bulunmaktadır.
e-belgebasvuru.com olarak, yetkili iş ortaklarımız aracılığıyla KEP başvuru sürecinizi sizin için kolaylaştırıyoruz:
Ön Başvuru: Web sitemiz üzerinden online başvuru formunu doldurarak işleminizi başlatırsınız.
Gerekli Belgeler:
Bireysel Başvurular İçin: T.C. Kimlik Kartı (veya nüfus cüzdanı, pasaport).
Tüzel Kişi (Şirket) Başvuruları İçin: Ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, yetkilinin kimlik belgesi gibi kurumsal evraklar.
Kimlik Doğrulama: KEP, yüksek güvenlik gerektiren bir sistem olduğu için kimliğinizin doğrulanması şarttır. Bu işlem, hizmet sağlayıcının şubesinden veya adresinize yönlendirilen yetkililer aracılığıyla yapılabilir.
Aktivasyon: Kimlik doğrulama tamamlandıktan sonra KEP adresiniz aktif hale gelir ve size özel şifre bilgileriniz iletilir.
Önemli Not: KEP gönderebilmek için bir e-İmza veya Mobil İmza sahibi olmanız gerekmektedir. e-İmza, gönderdiğiniz KEP’in altına atacağınız yasal geçerli dijital imzanızdır.
KEP’in Sağladığı Avantajlar
Yasal Güvence: Tüm gönderileriniz mahkemede kesin delil niteliği taşır.
Maliyet Tasarrufu: Noter, kağıt, baskı, arşiv ve kargo masraflarını tamamen ortadan kaldırır.
Hız ve Verimlilik: Gönderileriniz saniyeler içinde alıcısına ulaşır, iş süreçleriniz haftalar değil, dakikalar içinde tamamlanır.
Güvenlik: İletişiminiz uçtan uca şifrelenir; içeriğin değiştirilmesi, okunması veya inkar edilmesi imkansızdır.
Zaman ve Mekan Bağımsızlığı: İnternet olan her yerden 7/24 yasal geçerli gönderi yapabilirsiniz.
Kolay Arşivleme: Tüm yasal yazışmalarınız 20 yıl boyunca güvenle saklanır ve tek tıkla erişilebilir durumdadır.
Resmi ve ticari iletişimlerinizi şansa bırakmayın.
e-belgebasvuru.com üzerinden KEP başvurunuzu yaparak işlerinizi yasal güvence altına alın, dijital dünyanın sunduğu hız ve verimlilikten sonuna kadar faydalanın!